My agent mail now “clouded”
When migrating, it’s so easy to lose old stuff; be it moving houses, buying a new computer (or reinstalling the old) or upgrading the mailsystem to something new.
Sometimes this might be the purpose, getting rid of old junk and starting fresh on the new location.
I must admit that I am a collector; my c64 history, all the articles I ever wrote and ALL mails ever written.
For quite some time, but many years ago, did I use Forté Agent. It was brilliant as it could handle mail and Usenet news in one package. I was even a paying user for very long, provided points of view for the future development even if I now realise that there was a lot going on behind the scene with the program. It was sold to Alcatel and then divested again from Alcatel (who naturally failed big doing anything relevant to the product!). Eventually Mozilla Thunder showed up – it was just as competent, and it was free. News was deleted from the offerings of my ISP and the other News servers that could be accessed for free were closed. With News not being accessible, migrating to Thunderbird I found that I had produced quite a lot that was now locked in, in the Agent proprietary storage format. BUMMER!
I have migrated the archive with every swap of computer since, both for me and my wife until today where the ultimate solution has been applied – it’s now being uploaded to GMail, so it’s not available and not bound to me remembering to migrate it every time. RELIEF!
So how did I do it?
1) First step – extract it from the Agent cage.
This is a tricky step. The only relevant solution is to extract it using the only relevant converter there is. Aid4Mail. This program converts also very large mail boxes between formats. I used Agent as source and Outlook PST as destination.
2) Second step – get it to GMail.
The trick here is to use Outlook as the vehicle that takes you there. Basically I followed this guide.
What you need to do is to
a) Enable IMAP in GMail. Under Settings, Forwarding and POP/IMAP there is an option to simply enable it. Save the setting and that piece is taken care of.
b) Define a GMail account via IMAP in Outlook. To be honest, this is the tricky part. Defining username, password and servers might be straight forward, but you need to do the advanced setting, defining SSL and also a specific port. There are guides available for this, for example this one (Swedish I’m afraid but I’m sure you can find it in your language as well or have it translated).
c) The guide referenced on the first line of this section suggests you import messages from the PST file. That’s not really needed. It’s even a fairly clumsy solution. All you need to do is to open the PST file. (Select Open from the Archive menu). Quite a lot easier as the target is not to have the mail available in Outlook when I’m done with this. If it was, you can of course also copy the PST to the hidden directory where all of the others are also placed.
d) Now the really easy part – just select the directory with the mail and copy it got the GMail folder. It will naturally take LONG to copy data over IMAP. We are talking hours even with modest volumes, but who cares – let it work overnight and wake up a happier person!!! 🙂
Learnings
Did the above sound easy? In theory YES, but in practice NOT AT ALL!
My transfers were interrupted many times for various reasons.
Key one was that it wasn’t possible to create subfolders. Thing is – I didn’t have any subfolders so this was in fact an error that indicated unsupported characters in the directory names. Of course the “/” is not to be used, but I also guess that the “!” and the quotation mark itself.
Secondly there is a restriction on length of the tag name. If the foldername that gets to the tag is longer than the allowed tagname, then you’re our of luck.
Jag har gjort detsamma, men hittills bara för en del gamla mail som jag vill ha åtkomst till, inte hela arkivet.
Jag insåg snabbt att den enklaste vägen att gå var via IMAP på Gmail och kan hålla med att det var tämligen krångligt att få till rätt inställningar i Outlook 2007. Portar för TLS skiljer sig mot vad man är van vid. Till slut fick jag till det och kan hålla med om att kopieringen tar tid och att man måste vara MYCKET vaksam på händelseförloppet av bl a de anledningar som du nämner. Alla tecken förutom a-z måste man testa hur de funkar innan man kan börja kopiera på allvar.
Jag har inte läst specen för IMAP4 men det förefaller som att Googel har sin egen tolkning för hantering av mappar som de egentligen kallar för etiketter (labels). Gmail hanterar sin mappstruktur med / som avskiljare och är ett tecken som räknas in i de maximalt 40 tecken som hela strängen kan vara på Gmail.
Därför måste man också vara vaksam på vad som händer om man försöker kopiera en mapp med undermappar i flera led och säkerställa att den total längden inte överstiger 40 tecken inklusive att / som måste räknas med för varje undermapp.
Säkraste sättet som jag kom fram till att man tar mapp för mapp utan undermappar och börjar bakifrån, dvs mappen längst ner i hierarkin och lägger till dem succesivt. Tyvärr medför det en tidsmässigt längre tid att genomföra överföringen pga det blir så mycket handpåläggning, så att man inte bara kan lägga en kopiering som går över natten.
Nu har jag även börjat använda Mozilla Thunderbird som mailklient och den funkar utmärkt med Gmail och mycket, mycket lätt att lägga till ett Gmail konto. Den söker själv reda på om en URL pekar på ett mailkonto som finns på Google Apps och lägger då själv till de portar och adresser som behövs för IMAP och SMTP etc. Mycket bra gjort av dem!
Får se när jag får ork och lust att fortsätta med kopiering till Gmail för att samla all historik där.
Nu brottas jag dock med ett annat importproblem och det är Export av kontakter i Outlook för att sedan importera dem till Gmail Contacts. Har prövat en massa varianter med att ändra namnen på header från CSV filen men Gmail tar ändå inte emot importen på rätt sätt och lägger fälten på andra fält i Gmail så tex faxnummer hamnar på jobbnummer, jobbadress på hemadress osv.
Instruktionen på Gmail är inte särskilt bra och är inte komplett med beskrivning av alla headers som de använder sig av i Contacts, så det blir till att fortsätta testa innan man får det som man vill ha det.
Om du har några tips kring detta får du gärna höra av dig.
/Fredrik